Afmælisráðstefna FOCAL
FOCAL hélt upp á 15 ára afmæli sitt með ráðstefnu um gæðastjórnun á Grand Hóteli Reykjavík. Um 100 manns sóttu ráðstefnuna sem bara heitið Gæðastjórnun í 15 ár - Reynsla viðskiptavina og þróun gæðastjórnunar.

Lára Ómarsdóttir, fréttamaður á RÚV stjórnaði fundinum af miklum skörungsskap, en á ráðstefnunni sögðu tveir viðskiptavinir frá reynslu sinni af innleiðingu gæðastjórnunar. Blóðbankinn af 10 ára reynslu af því að reka vottaða stofnun og Íslandsbanki frá þróun og innleiðingu gæðahandbókar eftir að miðlæg gæðadeild var endurreist 2009. Þá flutti Þekkingarmiðlun afar áhugavert erindi um listina að rýna til gagns og m.a. hvernig hún nýtist í gæðastjórnun. Þá setti framkvæmdastjóri FOCAL ráðstefnuna og markaðsstjóri fyrirtækisins hélt erindi um rafræna gæðastjórnun í 15 ár, þróun og framtíð.

Viðskiptavinir og starfsfólkið eftirminnilegast á 15 ára ferli
Hörður Olavson, framkvæmdastjóri og annar stofnandi FOCAL, setti ráðstefnuna. Hann rifjaði upp þá tíma þegar starfsmenn voru bara tveir í tveimur skrifstofum og haldið var sérstaklega upp á hverja sölu og sagt frá þeim í fjölmiðlum. En mikið vatn hefur runnið til sjávar síðan þá, viðskiptavinir eru nú um 150 talsins og meðalaldur starfsmanna hjá fyrirtækinu 9,5 ár. FOCAL hefur gefið út næstum 600 útgáfur af stöðluðum hugbúnaði og yfir tuttugu staðlaðar lausnir eru nú fáanlegar fyrir utan fjöldann allan af sérsmíðuðum kerfum. Samtals hafa næstum 40.000 klst. farið í vöruþróun, sagði Hörður.

Það sem skiptir þó mestu máli í sögu FOCAL er samferðafólkið, viðskiptavinirnir og starfsfólkið sem hefur orðið okkur samferða . Hörður þakkaði viðskiptavinum FOCAL sérstaklega fyrir viðskiptin og stuðninginn í gegnum árin og sagði: Án ykkar væru engar hugmyndir, engin velta og ekkert gaman! Þá þakkaði hann einnig þeim sem hafa komið og deilt reynslu sinni á FOCAL ráðstefnum og fundum, bæði notendum og öðrum sérfræðingum, en um 5.000 manns hafa sótt slíka viðburði hjá FOCAL í gegnum árin.

ISO 9001 vottun í 10 ár hjá fyrsta vottaða opinbera fyrirtækinu á Íslandi: Þróun, ávinningur og framtíð.
Ína Björg Hjálmarsdóttir, forstöðumaður gæða og rekstrar hjá Blóðbankanum hélt erindi fyrir hönd Blóðbankans. Blóðbanki Íslands var fyrsta opinbera íslenska stofnunin sem fór í gegnum ISO 9001 vottun frá BSI en það var árið 2000. Blóðbankinn var jafnframt fyrsti Norræni blóðbankinn sem fór í gegnum ISO 9001 vottun.

Það voru ekki utanaðkomandi kröfur sem urðu til þess að stjórnendur Blóðbankans tóku þessa ákvörðun heldur viljinn til að reka blóðbanka eins og hann best gæti verið rekinn.

Upphaf gæðakerfisins grasrótarstarf

Upphaf gæðakerfis var í raun grasrótarstarf. Allir starfsmenn Blóðbankans unnu að uppbyggingu gæðakerfisins. Fyrstu skrefin voru lítil, við greindum ferla og settum upp flæðirit, fyrst fyrir framleiðsluferlana og síðan fyrir stjórnunarferlana, sagði Ína.
Það var ekki fyrr en 2005 að tilskipun kom frá Evrópusambandinu um að í blóðbönkum skyldi vera gæðakerfi og þá var Blóðbankinn löngu tilbúinn.

Blóðbankinn er sífellt að bæta gæðastjórnun hjá sér, t.d. fékk stofnfrumusöfnun og vinnsla ISO 9001 vottun 2006 og starfsstöðin á Akureyri 2008 og árið 2009 fékk vefjaflokkunardeildin EFI faggildingu. Framundan er áhættustjórnun og endurbætur í skjalastjórnun. Þá vill Blóðbankinn horfa betur á ferla í heild sinni, þ.e. sameiginlega ferla með sjúkradeildum á LSH og nýta tölfræðiforrit og vöruhús gagna til að rýna með sjúkradeildum.

Umbætur gæðakerfisins koma í gegnum frávikin
Ína lagði ríka áherslu á að umbætur á gæðakerfinu kæmu í gegnum frávika- og ábendingaskráningu og nefndi lítið dæmi máli sínu til stuðnings.

Blóðbankabíllinn tengdist tölvukerfum um gervihnött. Hætta þurfti við safnanir eða þær töfðust vegna þess að tenging tókst ekki (frávikaskráning). Frávik voru greind og aðrar lausnir skoðaðar (með tölvudeild LSH), niðurstaðan var að 3G lausn var valin, en hún er einföld og ódýr. Hún var sett upp 2009 og hafa engin frávik vegna tenginga verið skráð allt þetta ár.

Annað dæmi sem Ína nefndi um ávinning af gæðakerfinu var þegar Blóðbankinn flutti starfsemi sýna frá Barónsstíg að Snorrabraut. „Við skipulögðum nýtt húsnæði með tilliti til krafna og ferla og það var engin stöðvun á rekstri við flutninginn; þetta hefði aldrei verið framkvæmanlegt nema vegna þess að gæðakerfið var til staðar,“ sagði Ína.

„Hvernig er hægt að reka stofnun eða fyrirtæki í dag án gæðakerfis? Er ásættanlegt fyrir neytendur/skattborgara að hafa ekki gæðakerfi?“ Með þessum spurningum til gesta lauk Ína erindi sínu.

Samræmd gæðahandbók fyrir Íslandsbanka: Hvers vegna og útgáfusaga.
Bjarmi Guðlaugsson, verkefnisstjóri í gæðadeild Íslandsbanka hélt erindið sem var sameiginleg vinna hans og Unnar Helgu Kristjánsdóttir gæðastjóra bankans.
Forsagan er að miðlæg gæðadeild var lögð niður árið 2002 og mörg sjálfstæð og misformleg gæðakerfi spruttu þá upp, verklag og ábyrgð voru því ekki alltaf skýr. Eftir hrun bankans var ákveðið að stofna miðlæga gæðadeild aftur með fullum stuðningi stjórnar og framkvæmdastjórnar, sagði Bjarmi. Hann margítrekaði í erindi sínu hversu mikilvægur sá stuðningur væri til að tryggja alla vinnu við gæðakerfið, en bankinn stefnir á vottun árið 2013.

Bjarmi skýrði vel út hvers vegna bankinn valdi miðlægt staðlað gæðahandbókarkerfi , hver markmið bankans eru með kerfinu og hvernig handbókarkerfið og skjölin sjálf eru skipulögð.

Við innleiðum með hjartanu sagði Bjarmi að lokum.

Listin að rýna til gagns - einn af lyklum virkrar gæðastjórnunar.
Ingrid Kuhlman, ráðgjafi og framkvæmdastjóri Þekkingarmiðlunar hélt afar áhugavert erindi um endurgjöf og listina að rýna til gagns. Margir í salnum hlógu við þegar Ingrid tók ýmis dæmi þar sem margur þekkti sjálfan sig eins og:
· Þú hefur verið svona í öll þau 25 ár sem við höfum verið gift!
· Þú tekur aldrei til í herberginu þínu!

Ingrid leiddi áheyrendur í gegnum þekkta aðferðafræði við að rýna til gagns og tók meðal annars eftirfarandi dæmi til að skýra aðferðina út. Ef starfsmaður kemur of seint á fund notar yfirmaður oft eina af eftirfarandi leiðum:
Ásaka: “Þú kemur alltaf of seint á alla fundi.”
Dæma: “Þú ert óstundvís.”
Heimta: “Þú verður að vera ábyrgari.”
Hóta: “Ef þú mætir ekki á réttum tíma næst...”

Sú aðferð sem Ingrid lagði til byggðist hins vegar á uppbyggjandi gagnrýni:
Benda á staðreyndir: “Síðustu tvö skipti hefur þú komið meira en 10 mínútum of seint á deildarfundina.”
Lýsa þínum viðbrögðum: “Ég er ekki sátt(ur) við það og finnst það ekki sanngjarnt gagnvart samstarfsmönnunum.”
Spyrja: „Er einhver sérstök ástæða fyrir þessum mætingum?“
Biðja: ”Ég myndi vilja biðja þig um að passa mætingarnar betur?”
Lýsa ávinningnum: “Þá náum við að nýta tímann og ljúka fundinum á réttum tíma.”

Ingrid kom fram með margvíslegan fróðleik byggðan á rannsóknum úr vinnusálarfræði sem sýndi að fagleg viðurkennd vinnubrögð í breytingastjórnun, endurgjöf og rýni geta skipt sköpum í árangri í allri stjórnun og þar á meðal gæðastjórnun.
Þekkingarmiðlun stendur fyrir reglulegum námskeiðum í opinni dagskrá á flestum sviðum stjórnunar og þá sérstaklega á sviði mannauðsstjórnunar og breytingastjórnunar. Þá býður Þekkingarmiðlun öll sín námskeið fyrir fyrirtæki og stofnanir og að auki bjóða þau yfir 30 tilbúna fyrirlestra á margvíslegum sviðum. Sjá upplýsingar hér.

Rafræn gæðastjórnun í 15 ár:
Þróun og framtíð hét erindi Kristínar Björnsdóttir, markaðsstjóra og annars af stofnendum FOCAL. Kristín lýsti í stuttu máli höfuð breytingum í gæðastjórnun síðustu 15-20 árin, en helstu breytingar hafa verið að nú taka flestir starfsmenn þátt í gæðastarfi, gæðastjórnun á pappír er nánast horfin, innleiðing rafrænna vinnuferla er æ algengari og gæðastjórnunin orðin hluti daglegra starfa.

Kristín sýndi á línuriti hvenær hin ýmsu hugbúnaðarkerfi hefðu litið fyrst dagsins ljós en t.d. kom fyrsta útgáfa af FOCAL Gæðahandbók út strax 1995 og síðan hvert kerfið á fætur öðru, sem síðan hafa verið þróuð yfir í önnur umhverfi eins og fyrir vef og SharePoint.

Þá drap Kristín á helstu stefnum og straumum í ISO vottunum, gæðastjórnun, notkun samfélagsmiðla ( hér á youtube ) og þeim breytingum sem hafa orðið og munu verða á hegðun starfsfólks og vísaði þá í nýlega rannsókn Cisco.

Að lokum sagði Kristin: Gæðastjórnun er ekki bara fyrir fáa heldur fyrir alla, en við viljum læra af þeim bestu og vísaði í þetta myndskeið á YouTube gestum til skemmtunar Youtube

Glærurnar:
Focal - tilgangur gæðahandbókar_íslandsbanki
Gæðastjórnun í 15 ár, Blóðbankinn
FOCAL_15_ara

Myndirnar má finna hér


Stuttir tónleikar voru haldnir í hléi. Tríó C spilaði fjögur lög en í því spila hjónin Maria Cederborg, Enrique Canales og 8 ára dóttir þeirra Rosalía, sem spilaði á fiðlu og vann hugi allra gesta.
hér á youtube

(skráð 14. des. 2010)

Til baka